Informe aplicado: Proceso administrativo en la empresa solidaria

DEFINICIÓN DE LA EMPRESA DE ECONOMÍA SOLIDARIA

Como instrumento de relación entre el tema de la economía solidaria y el proceso administrativo, lea detenidamente los siguientes requerimientos:

1. De acuerdo con las indicaciones del docente, reúnase en un grupo de trabajo y elija una empresa de la economía solidaria. Para este trabajo no se debe escoger una empresa capitalista privada con ánimo de lucro.

2. Identifique la razón social de la empresa solidaria, el tipo de empresa, su historia empresarial, el número total de asociados, el número de empleados y el objeto social y económico.

IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO DE PLANEACIÓN

Avanzando en el informe que explicitará la relación entre el tema de la economía solidaria y el proceso administrativo, lea detenidamente los siguientes requerimientos:

1. Anote la misión o función básica de la empresa solidaria elegida.
2. Extraiga el objeto social o acuerdo cooperativo de la empresa solidaria elegida.
3. Determine al menos una estrategia por cada área de operación o trabajo de la empresa solidaria elegida.
4. Indique al menos una política por cada área de operación o trabajo de la empresa solidaria elegida.
5. ¿Qué procedimientos existen al interior de la empresa solidaria elegida?, describa al menos uno.
6. Indique al menos una regla por cada área de operación o trabajo de la empresa solidaria elegida.
7. ¿Qué clases de reglamentos existen en la empresa solidaria elegida?
8. ¿Qué programas en beneficio de los asociados y sus familias tiene establecidos la empresa solidaria elegida?
9. En cuanto al presupuesto de operación, indique el valor de activos fijos, pasivos y valor de patrimonio o aportes del balance general a diciembre 31 del año fiscal inmediatamente anterior.

En caso de no disponer de la información solicitada, indique los motivos por los cuáles no pudo acceder a los datos requeridos.

IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN

Avanzando en el informe que explicitará la relación entre el tema de la economía solidaria y el proceso administrativo, lea detenidamente los siguientes requerimientos:

1. Presente el organigrama aprobado por la asamblea de asociados.
2. Indique los comités de apoyo a la administración de la empresa solidaria elegida.
3. ¿Qué tipo de organigrama se ha definido como el adecuado a la operación o actividad de la empresa solidaria elegida?
4. ¿Existen unidades estratégicas de negocio que alimenten la operación o actividad de la empresa solidaria elegida o su fuente de ingresos?, ¿cuáles son?
5. ¿Qué cargos componen el nivel operativo y el nivel ejecutivo de la empresa solidaria elegida?
6. ¿Existe un manual de funciones por cargos?, ¿cómo se valora el desempeño de los empleados y/o asociados trabajadores?

En caso de no disponer de la información solicitada, indique los motivos por los cuáles no pudo acceder a los datos requeridos.

IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO DE DIRECCIÓN

Avanzando en el informe que explicitará la relación entre el tema de la economía solidaria y el proceso administrativo, lea detenidamente los siguientes requerimientos:

1. ¿Qué tipo de liderazgo ejerce el Gerente / Director Ejecutivo de la empresa solidaria elegida?
2. ¿Qué programas de desarrollo social se tienen establecidos para satisfacer las necesidades básicas de los asociados y sus familias?
3. ¿Cómo impulsan la formación e información en solidaridad de los asociados?
4. ¿Qué incentivos se han definido para motivar a los asociados trabajadores y/o empleados?
5. ¿Cómo determinan el grado de desempeño de los asociados trabajadores y/o empleados?
6. ¿Qué medios de comunicación interna emplean para mantener actualizados a los asociados y empleados?
7. Cuantifique en porcentaje (1% a 100%) el grado de participación de los asociados en los medios de comunicación internos de la empresa solidaria elegida.
8. ¿Qué procesos de generación de ideas se manejan para dar participación a los asociados y empleados?

En caso de no disponer de la información solicitada, indique los motivos por los cuáles no pudo acceder a los datos requeridos.

IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO DE CONTROL

Avanzando en el informe que explicitará la relación entre el tema de la economía solidaria y el proceso administrativo, lea detenidamente los siguientes requerimientos:

1. ¿Qué tipo de técnicas de control se han definido para medir la eficacia de los procesos internos de operación de la empresa solidaria elegida?
2. ¿Cada cuánto se hace verificación del cumplimiento de los presupuestos anuales?
3. Indique qué comité está encargado de velar por el cumplimiento de los objetivos y mandatos de la asamblea general sobre el desempeño económico y social de la empresa solidaria elegida.
4. Describa al menos tres indicadores de gestión empleados en la empresa solidaria elegida como instrumento de verificación de ejecución de tareas.
5. ¿Cómo relacionan el tema del control con los procesos de planeación en la empresa solidaria elegida?

En caso de no disponer de la información solicitada, indique los motivos por los cuáles no pudo acceder a los datos requeridos.

Recuerda que esta información debes entregarla, por escrito, el jueves 26 de junio y constituye el 30% del examen final.

TALLER DEL PROCESO ADMINISTRATIVO: ORGANIZACIÓN

En grupos de máximo tres personas, da respuesta al siguiente taller sobre el capítulo de Organización dentro del Proceso Administrativo:

¿En qué consiste el proceso de organización para una empresa?

¿Qué es un puesto de trabajo?

¿Qué es el perfil de un empleado?, ¿qué información debe contener?

¿Qué es el manual de funciones?, ¿qué información debe contener?

¿Qué es un departamento y cuáles son los más comunes en un laboratorio dental?

¿Qué es departamentalizar?

¿Qué es un organigrama?, ¿qué tipos existen?

¿Cómo se realiza el proceso de selección de personal en una empresa?, ¿a qué fuentes se recurren?

¿Qué es delegar?

¿Qué es un jefe, un supervisor y un operario?

¿Qué es un contrato de trabajo y cuáles son sus elementos?

¿Qué tipos de contratos laborales se manejan en Colombia?

¿Cuánto dura la jornada máxima laboral en Colombia?, ¿y la mínima?

¿Cuál es la diferencia entre un contrato de trabajo y un contrato por prestación de servicios?

¿Qué aportes legales y extralegales debe considerar una empresa en Colombia para sus empleados?

A la fecha, ¿cuál es el valor de un S.M.M.L.V. en Colombia?, ¿cuál es el valor por auxilio de transporte y cuánto se paga?

¿Qué valor porcentual tiene los aportes de: E.P.S., A.F.P., C.C.F., I.C.B.F. y SENA para un laboratorio dental?

El informe debe realizarse durante la sesión de clase del jueves 12 de junio para ser entregado en la sesión del jueves 19 de junio. Su calificación constituirá una nota que promediará con la calificación del taller sobre Economía Solidaria.

Funciones de la administración: Organización

Es la manera en que se dispone del trabajo y se asigna entre los subordinados para alcanzar eficientemente los objetivos de la organización.

Implica una estructura intencional y formalizada de papeles o puestos. Para esto se debe: a) Identificar y clasificar las actividades requeridas, b) agrupar las actividades necesarias para lograr los objetivos, c) asignar cada agrupamiento a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y, d) definir medidas para coordinar horizontal y verticalmente en la estructura organizacional.

Organización formal e informal

i. La organización formal es una estructura intencional de papeles en una empresa formalmente organizada.

ii. La estructura informal es cualquier actividad personal conjunta sin un propósito colectivo consciente, aunque contribuya a resultados colectivos. Es mucho más fácil pedir ayuda para solucionar un problema de la organización a alguien que se conoce personalmente, aún cuando se encuentre en un departamento diferente, que a alguien que sólo se conoce como un nombre en un organigrama.

División y estructura organizacional

Un aspecto de la organización es el establecimiento de departamentos que indica “un área, división o sucursal definida de una organización sobre la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas”[1]. De acuerdo con la jerarquía, en una organización el número de niveles se denomina tramo de la organización y son determinados de acuerdo con el número de subordinados que un administrador puede dirigir con eficiencia, dependiendo también de factores como:

· Capacitación de los subordinados,
· Claridad de la delegación de autoridad,
· Claridad de los planes,
· Uso de estándares objetivos,
· Rapidez del cambio,
· Técnicas de comunicación,
· Contacto personal necesario,
· Administradores competentes y correctamente capacitados,
· Disposición de los subordinados a asumir responsabilidades y correr riesgos

Departamentalización

Es el agrupamiento de personas y actividades en áreas de trabajo. Se puede clasificar de la siguiente manera:

· Departamentalización por tiempo. Uso de turnos de tareas por razones económicas, tecnológicas u otras donde un día de trabajo no es suficiente.

· Departamentalización por funciones. Agrupar las actividades de acuerdo con las funciones usuales de la organización.

· Departamentalización territorial o geográfica. Usada en grandes empresas cuyas actividades se encuentran física o geográficamente diseminadas.

· Departamentalización por clientes. Se presenta para reflejar un interés principal en los clientes.

· Departamentalización por procesos o equipos.

· Departamentalización por producto.

· Departamentalización por proyecto.

· Departamentalización por proyectos.

· Departamentalización por unidades estratégicas de negocio.

Proceso organizacional

1. Establecer los objetivos de la empresa

2. Formular objetivos, políticas y planes de apoyo

3. Identificar y clasificar las actividades necesarias para lograrlos

4. Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles, y la mejor forma de usarlos, según las circunstancias

5. Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para desempeñar las actividades

6. Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad y flujos de información

[1] KOONTZ, Harold. Administración: Una perspectiva global. Mc Graw Hill

Funciones de la administración: Planeación

Son las actividades que la ciencia de la administración le impone a quien va a ejercerla con el fin de facilitarle su papel de administrador y el buen funcionamiento de las organizaciones.

Planeación

Se considera la más importante de las funciones de la administración; es la encargada de seleccionar los objetivos para todos los niveles de la organización, determinar los cursos de acción y los medios para lograr esos objetivos; es una racionalización con miras a lograr los objetivos propuestos.

“Es un proceso que comienza con el establecimiento de objetivos; define estrategias, políticas y planes detallados para lograrlos; es lo que establece la organización para poner en práctica las decisiones, e incluye una revisión del desempeño y retroalimentación para introducir a un nuevo ciclo de planeación”[1].

Tipos de planes

i. Misión. Identifica la función o tarea básica de una empresa. Cualquier empresa organizada debe tenerla.

ii. Objetivos o metas. Son los fines hacia los cuáles se dirige la organización o actividad.

iii. Estrategias. Determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y asignación de recursos necesarios para alcanzarlos.

iv. Políticas. Declaraciones o interpretaciones generales que guían o encauzan el pensamiento para la toma de decisiones. Ayudan a decidir cuestiones antes que se conviertan en problemas, hacen innecesario analizar la misma situación cada vez que se presenta y unifican otros planes, con lo cual permiten delegar autoridad y, a pesar de ello, mantener el control de los subordinados.

v. Procedimientos. Establecen un método obligatorio para realizar las actividades futuras. Son series cronológicas de acciones requeridas, pautas de acción que detallan la forma exacta en que se deben realizar determinadas actividades.

vi. Reglas. Describen con claridad las acciones específicas requeridas o las que no se deben llevar a cabo, sin permitir libertad de acción. Su esencia es reflejar una decisión administrativa de que determinada acción debe emprenderse o no.

vii. Programas. Conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de acción.

viii. Presupuestos. Es una declaración de los resultados esperados, expresados en términos numéricos.

La planeación sigue una serie de ocho pasos que permiten ejecutar esta función de manera adecuada:

Paso 1. Detección de las oportunidades

Paso 2. Establecimiento de objetivos

Paso 3. Desarrollo de premisas

Paso 4. Determinación de cursos alternativos de acción

Paso 5. Evaluación de cursos alternativos de acción

Paso 6. Selección de un curso de acción

Paso 7. Formulación de planes derivados

Paso 8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto

Administración por objetivos A.P.O.

La A.P.O. es un sistema administrativo completo que integra muchas actividades administrativas fundamentales de manera sistemática, dirigido conscientemente hacia el logro eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales[2].

La A.P.O. genera una administración mucho mejor, obliga a los administradores a reflexionar sobre la planeación para obtener resultados, en vez de limitarse a planear actividades o trabajos. Cuando se fijan objetivos claros, el desempeño de las personas es más alto que cuando simplemente se les pide hacer su mejor esfuerzo.

[1] STEINER, George A.
[2] KOONTZ, Harold. Administración: Una perspectiva global.

La economía solidaria

Historia

Guiado por la búsqueda de protección y amparo frente a las fuerzas de la naturaleza y a las acciones de sus congéneres, el ser humano desde tiempos inmemorables, se ha asociado con los miembros de su comunidad para emprender acciones conjuntas.

Después de más de siglo y medio de cooperación organizada, en la actualidad, en todos los continentes y países se tiene la convicción que mediante la cooperación el ser humano puede equilibrar las condiciones sociales y económicas de la sociedad, a través del establecimiento de asociaciones – empresas debidamente explotadas y basadas en una clara fundamentación teórica y científica que justifique su existencia.

La cooperación organizada es una consecuencia del régimen capitalista que surge precisamente para hacer frente a la situación desventajosa de los poseedores de escasos recursos y a la tendencia de explotar el comercio y la industria solo con fines lucrativos[1].

Surge la economía solidaria o social como una nueva doctrina económico – social que propugna la libre asociación con intereses comunes para constituir una empresa en la que todos tienen igualdad de derechos y en la que el beneficio obtenido se reparte entre los asociados según su participación, superando la concepción capitalista.

En Iberoamérica, pese a persistir bajos niveles de crecimiento, altas tasas de inflación y de desempleo, cuantiosos déficits fiscales, falta de inversión social, inadecuada infraestructura física y grandes desequilibrios que obstaculizan el desarrollo perpetuendo las desigualdades e intensificando la inestabilidad social, la economía solidaria es llamada a contribuir efectivamente en el mejoramiento socio – económico de sus comunidades asociadas para redistribuir la riqueza y el mejoramiento social mediante la determinación clara de sus potencialidades y la implementación dinámica de las acciones requeridas, a fin de generar una mentalidad de responsabilidad e incorporar en su gestión elementos de planificación estratégica e innovación tecnológica según sus necesidades y capacidades.

En América Latina aparece la economía solidaria a finales del siglo XIX en los países del cono sur mediante la conformación por parte de inmigrantes europeos de cooperativas y asociaciones mutuales. En Colombia, el movimiento solidario aparece hacia los años 30 y toma su real fuerza a mitad del siglo pasado; está conformado por las siguientes instituciones:

Asociaciones, juntas de acción comunal J.A.C., fundaciones, corporaciones civiles, cooperativas, precooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales, cajas de compensación familiar, bancos cooperativos, microempresas asociativas, tiendas comunales, empresas comunitarias, empresas asociativas de trabajo E.A.T., entre otras.

Estas instituciones son consideradas, según la Ley 454 de 1998 de la República de Colombia, como “un sistema socio-económico, cultural y ambiental conformado por las fuerzas sociales organizadas en formas asociativas identificadas por prácticas autogestionarias solidarias, democráticas y humanísticas, sin ánimo de lucro y que buscan el desarrollo integral del ser humano”.

Cooperativa
Es una “empresa asociativa sin ánimo de lucro en la cual los trabajadores o los usuarios, según el caso, son simultáneamente los aportantes y los gestores de la empresa, creada con el objeto de producir o distribuir conjunta y eficientemente bienes o servicios para satisfacer las necesidades de sus asociados y de la comunidad en general.
Se presume que una empresa asociativa no tiene ánimo de lucro, cuando cumpla los siguientes requisitos:

1o. Que establezca la irrepartibilidad de las reservas sociales y en caso de liquidación, la del remanente patrimonial.
2o. Que destine sus excedentes a la prestación de servicios de carácter social, al crecimiento de sus reservas y fondos, y a reintegrar a sus asociados parte de los mismos en proporción al uso de los servicios o a la participación en el trabajo de la empresa, sin perjuicio de amortizar los aportes y conservarlos en su valor real”[2].

La dirección, gestión y control interno están a cargo de los siguientes organismos:

Asamblea general, suprema autoridad directiva de la cooperativa; en ella se establecen las normas de operación y funcionamiento de la entidad y los acuerdos que rigen a todos los asociados y empleados. El asociado hábil, es decir, quien está a paz y salvo con sus aportes, puede participar con voz y voto en las asambleas ordinarias realizadas una vez al año en los tres primeros meses. Las asambleas extraordinarias se convocan en cualquier momento del año para tratar un orden del día definido.

Consejo de Administración, dirige las actividades de la cooperativa en el día a día de la operación. Es elegido por la asamblea general y está compuesto por un número impar de socios hábiles, con titulares y suplentes por igual. Entre sus funciones más importantes está la de nombrar al gerente.

Junta de Vigilancia, compuesta por asociados hábiles en un número no superior a tres, con sus respectivos suplentes. Es elegida por la asamblea general. Su labor consiste en vigilar el funcionamiento y administración de la cooperativa en la parte económica, y muy especialmente, la social.

Revisor Fiscal, encargado de la revisión contable y fiscal de la cooperativa. Es nombrado por la asamblea general, así como a su suplente, para un periodo igual al del Consejo de Administración y la Junta de Vigilancia, de asamblea ordinaria a asamblea ordinaria. Debe ser contador titulado con matrícula vigente, que no sea asociado a la cooperativa.

Comité de Educación, generalmente compuesto por un mínimo de tres miembros, tiene bajo su responsabilidad la planificación, ejecución y seguimiento de todas las actividades que en materia educativa o de capacitación cooperativa se adelanten en la institución, al igual que presta su concurso y colaboración en la organización y realización de diversos eventos recreativos, culturales, deportivos, promocionales, etc., dirigidos a los asociados y a la comunidad en general.

Comités Especiales, permiten una mayor participación de los asociados. Los más usuales son el comité de crédito y ahorro, el de compras y ventas, el cultural, el de planeación y desarrollo entre otros.

Gerente, nombrado por el Consejo de Administración es el representante legal de la cooperativa y encargado de ejecutar los mandatos de los estatutos, de la asamblea general y del Consejo de Administración.
Empleados, están bajo la subordinación de la gerencia y cumplen las funciones operativas y administrativas necesarias para el funcionamiento de la cooperativa.

Asociación mutual
Se definen como “asociaciones de personas basadas en los principios de la cofraternidad, que forman una organización con el fin de prestarse ayuda mutua en las necesidades más urgentes, especialmente en casos de calamidad doméstica”[3]. El centro de sus actividades lo constituye la prestación de servicios de socorro mutuo para la atención de la salud, la organización de obras sociales a través de hospitales mutuales, subvención para viudas, protección a huérfanos, algunas formas de seguro social, acciones educativas, etc.

Así mismo, la acción mutualista diversifica sus objetivos sociales para satisfacer necesidades de la población, ampliándolos a ayuda económica mutual, servicios educativos y provisionales, seguros, turismo y recreación.

Fondos de empleados
Se definen como la “asociación de personas que constituyen y administran una empresa solidaria para desarrollar una o varias actividades, con el fin de mejorar la condición económica y social de sus integrantes”[4].

A diferencia de las cooperativas, los fondos de empleados son constituidos por los empleados o trabajadores de una empresa determinada - privada o pública -.

[1] PINEDA, CASTILLO, PARDO, PALACIOS. Cooperativismo mundial, colección Empresa y Tecnología. Consultamérica Grupo Asesor. Bogotá D.C., Colombia. 1998
[2] LEY 79 DE 1988 (diciembre 23) Diario Oficial No 38.648, del 10 de enero de 1989

[3] PINEDA SUÁREZ, Carlos Julio. Las empresas de la economía solidaria en Iberoamérica. Mc Graw Hill
[4] PINEDA SUÁREZ, Carlos Julio. Ídem

Nuevas teorías administrativas: BALANCE SCORE CARD

A principio de la década de los 90, Robert Kaplan y David Norton lanzaron su concepto de Balanced Scorecard. El concepto de Balanced Scorecard (BSC) - o cuadro de mando integral – “provee de una metodología para traducir la estrategia en términos operacionales, y acompaña la visión y la estrategia de las organizaciones con los objetivos, mediciones, targets e iniciativas de las siguientes perspectivas:

× Financiera (¿Cómo nos ven los accionistas?)
× Del cliente (¿Cómo nos ven los clientes?)
× De los procesos internos (¿En qué debemos ser excelentes?)
× Del aprendizaje y el crecimiento (¿Podemos seguir mejorando y creando valor?)”[1].

Se basa en la configuración de un mapa estratégico[2] gobernado por la relación causa - efecto donde cada perspectiva debe funcionar en forma relacionada.

El BSC busca fundamentalmente complementar los indicadores tradicionalmente usados para evaluar el desempeño de las empresas, combinando indicadores financieros con no financieros, logrando así un balance entre el desempeño de la organización día a día y la construcción de un futuro promisorio, cumpliendo así la misión organizacional.

[1] GUERRA, Jorge Armando. Artículo Balanced Scorecard: lo que no se mide no se controla en Gestiopolis.com basado en Nuevas herramientas de control: El Cuadro de Mando Integral de Antonio Dávila
[2] Los mapas estratégicos son una manera de proporcionar una visión macro de la estrategia de una organización, y proveen un lenguaje para describir la estrategia misma, antes de elegir los indicadores para evaluar o medir el logro de los objetivos de la estrategia.

Nuevas teorías administrativas: TRABAJO EN EQUIPO Y EQUIPOS DE ALTO DESEMPEÑO

El trabajo en equipo es una filosofía empresarial que se materializa en los equipos de trabajo considerados como una unidad compuesta por un número indeterminado de personas que se organizan para la realización de una determinada tarea y que están relacionadas entre sí, que como consecuencia de esa relación interactúan dentro del mismo equipo para alcanzar los objetivos que se han propuesto alcanzar, reconociendo que se necesitan las unas a las otras para dicho cumplimiento y reconociéndose con identidad propia como equipo. Además estas exigencias hacen que los roles de sus miembros se deban complementar[1].

La creación de grupos de alto desempeño es uno de los retos de las organizaciones modernas en el cual deben crear un ambiente de confianza, liderazgo, buena comunicación, un claro entendimiento del objetivo a lograr y la participación de cada miembro tratando de aprovechar al máximo sus fortalezas. En estos equipos efectivos el comportamiento de los miembros es interdependiente y las metas personales se sublevan a la obtención del objetivo del equipo[2].

[1] Tomado de www.gestiopolis.com artículo Equipos de trabajo y trabajo en equipo de María Escat Cortés
[2] Tomado de www.gestiopolis.com artículo Construcción de equipos de trabajote alto desempeño de Gustavo R. Parés Arce